10 Inisiatif Jabatan Pendaftar Tingkat Kecekapan Dalam Penyampaian Perkhidmatan UMS

Operasi yang dinamik dalam sistem governan serta staf pentadbiran yang efektif mampu menterjemah kecekapan dalam penyampaian perkhidmatan.

Inilah pendekatan yang diambil Jabatan Pendaftar Universiti Malaysia Sabah (UMS) sebagai sahutan kepada Amanat Menteri Pengajian Tinggi dan Amanat Naib Canselor UMS tahun 2021.

Menurut Pendaftar UMS, Luqman Ridha Anwar, sebagai sebuah institusi akademik, kakitangan pentadbiran perlu menjadi pelengkap kepada para pensyarah untuk memastikan kelancaran segala proses operasi secara keseluruhannya.

Pada Majlis Aspirasi Pendaftar (MAP) UMS 2021, beliau telah mengumumkan sebanyak 10 inisiatif untuk mencapai matlamat ini.

Luqman berkata, sistem governan yang dinamik boleh dijayakan dengan memperkasakan pelaksanaan pengurusan “Lean”. Konsep pengurusan ini menjadi inisiatif yang pertama iaitu satu pendekatan yang menyokong konsep penambahbaikan berterusan. Ia adalah satu usaha yang berterusan untuk menambah baik produk, perkhidmatan atau proses, yang memerlukan “tambahan” peningkatan dari masa ke semasa untuk meningkatkan kecekapan dan kualiti penyampaian perkhidmatan.

“Melalui pemerkasaan pengurusan menggunakan konsep “Lean”, ia akan membawa kepada penghasilan keputusan yang tepat dan tangkas selain proses kerja yang memudah cara.

“Sebagai lanjutan kepada inisiatif pertama, dalam inisiatif ke-2 Jabatan Pendaftar juga menggariskan tentang pewujudan repositori governan UMS sebagai pusat rujukan berkaitan dengan garis panduan, peraturan dan polisi Universiti,” katanya.

Pada inisiatif ke-3 hingga ke-6, Luqman memaklumkan bahawa fokus adalah untuk membangun dan menyerlahkan bakat, kemahiran dan potensi dalam usaha untuk membentuk staf pentadbiran yang efektif.

“Inisiatif ke-3 ialah meningkatkan kemahiran pengurusan operasi yang berkualiti, manakala yang ke-4 ialah meningkatkan kemahiran pelaporan operasi dengan analisa data. Peningkatan ini akan dijayakan melalui pemberian kursus dan latihan untuk meningkatkan kecekapan kakitangan.

“Lantaran itu, kita meletakkan inisiatif ke-4 iaitu merangka dan melaksana latihan sangkutan format baharu; serta memulakan program “Continuous Management Education” atau pendidikan pengurusan yang berterusan dalam inisiatif yang ke-6,” katanya.

Mengulas lanjut, Luqman yang memulakan tugas sebagai Pendaftar UMS pada 13 November 2020 turut menekankan aspek kecekapan penyampaian perkhidmatan seiring dengan tuntutan semasa pada era ini.

Sehubungan dengan itu, beliau mengumumkan penubuhan Jawatankuasa Pemandu Kecekapan Operasi (JKPKO) UMS dalam inisiatif ke-7.

“Penubuhan jawatankuasa ini bertujuan mengenal pasti isu-isu rentas jabatan melibatkan kecekapan operasi – governan, sumber manusia, kewangan, teknologi maklumat dan komunikasi (ICT), pengurusan fasiliti dan pengurusan kualiti.

“Selain itu, ia juga bertujuan untuk mengenal pasti ketirisan sumber manusia dan kewangan dalam pengurusan sumber dan pelaksanaan operasi serta mengenal pasti mekanisme yang sesuai bagi mengukur tahap kecekapan operasi dan penyampaian perkhidmatan.

“Dalam masa yang sama, ia juga bagi mewujudkan ekosistem operasi yang memudah cara pencapaian objektif lonjakan UMS,” katanya.

Bagi inisiatif ke-8, Luqman memaklumkan, Jabatan Pendaftar akan mewujudkan mekanisme mengukur kecekapan operasi merangkumi isu governan, isu sumber manusia dan isu eksosistem operasi.

Tambahnya, program sukan dan rekreasi akan menjadi salah satu inisiatif dalam Petunjuk Prestasi Utama (KPI) setiap Jabatan, Fakulti, Pusat, Institut dan Bahagian (JFPIB) di UMS sekali gus mengangkat budaya gaya hidup sihat dan cergas dalam kalangan kakitangan.

“Saya percaya, seseorang kakitangan yang efektif dan produktif bermula daripada tubuh badan yang sihat dan cergas. Dan sudah pasti untuk mencapai tahap kesihatan ini adalah hasil daripada penglibatan aktif dalam aktiviti sukan dan rekreasi. Inilah yang menjadi keutamaan saya dalam inisiatif ke-9 Jabatan Pendaftar UMS bagi tahun 2021,” katanya.

Akhir sekali, Luqman menggariskan program khusus untuk staf berisiko kesihatan bagi inisiatif yang ke-10.

“Kita memahami terdapat kakitangan pentadbiran dalam bidang-bidang tertentu yang berhadapan dengan risiko-risiko kesihatan. Sesungguhnya, kita sentiasa mengambil berat terhadap kebajikan semua kakitangan. Oleh itu pada tahun 2021, beberapa program khusus juga akan dibuat untuk golongan ini,” jelasnya.

Beliau turut mengingatkan seluruh kakitangan agar sentiasa menyemarakkan perpaduan dan bekerja sebagai satu pasukan dan terus meraikan muafakat dalam kepelbagaian dalam meneruskan agenda kecemerlangan universiti.

Majlis Aspirasi Pendaftar 2021 yang berlangsung secara atas talian melalui aplikasi Webex dihadiri 1,000 kakitangan pentadbiran UMS.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *